20小时突击战

本部分内容是基于《L4：框架及能力》中第“五、（二）工具使用规范”形成的内容。

根据工具体系框架图：

假设：只要完成上图中各组块的工具选择、使用规范，TMS就可以跑通。

因此，本文共涉及以下18点主要内容（可以对照图片上的标号）：

1. 【收集】日事清的收纳箱使用；
2. 【收集】卡片和风琴夹的使用；
3. 【每日处理】处理环节的流程；
4. 【灵感库】日事清的笔记使用；
5. 【问题库】日事清的笔记使用；
6. 【日计划过程】每日计划的操作流程；
7. 【日计划】日事清中日程的使用；
8. 【时间开销记录】TR站的使用；
9. 【时间开销统计】ATimeLogger2的配置和使用；
10. 【成果体系】成果体系的构建和使用；
11. 【假设体系】假设体系的构建和使用；
12. 【执行环节】SIRE模型的使用；
13. 【反思环节】四层次反思；
14. 【项目规划】项目化的具体方法；
15. 【重点目标分解】日事清如何管理重要项目；
16. 【年月周日时段目标】制定时段目标的方法；
17. 【目标体系】PGM站的使用；
18. 【目标体系】日事清中“年度目标”的使用；

此外，还有一些提醒类的设置，会在后续说明。

一、【收集】日事清的收纳箱使用

原理：采用执行意图（if……then……）的方式进行管理。因此，形成一下逻辑：

• 触发器：觉察到需要记录且身边有电子工具时；
• 行动
  • 打开日事清的App
  • 进入收纳箱
  • 快速记录想法（要求：尽可能使用动宾结构）
  • 回到原有项目中

为了支持更好地收集，对手机中日事清App进行设置：

• 打开通知中心，滑至左侧页面
• 编辑Widget，将日事清放置在最上方
• 点击日事清Widget右上方按钮，将其展开，出现“收纳箱”按钮

为了支持更好的收集，建议在Mac端下载安装日事清App并默认启动。

二、【收集】卡片和风琴夹的使用

随手收集的卡片（为便于区分，将其命名为“收集卡”）和“知识萃取的卡片”虽然都叫卡片，但是它们的功能是不同的：

• 收集卡类似于便签，可以记录短期内要推进的行动，也可以暂时记录灵感、想法；
• 知识萃取卡，相关内容见《高手必备的“卡片素材积累法”是啥样的呢？》。

使用卡片有三个场景：

• 场景1：在公司的办公桌前；
• 场景2：在家里的书房书桌前；
• 场景3：外出使用A5卡纸包。

为了支持更好的收集，请认真做到：

• 在三个场景中都准备好足够的卡纸；
• 将办公室的收集卡带回家晚上处理；
• 在办公室完成收集后，将收集卡直接放入风琴夹；
• 处理完成后的卡纸直接丢弃处理。

购买链接推荐：

• 卡纸购买：Index Cards，购买链接。
• 风琴包：A5大小，购买链接。
• 卡纸包：Storage.it，购买链接。

三、【每日处理】处理环节的流程

根据GTD的处理原则和流程形成我的每日处理流程（注意：周月季的处理方式和日度不同，不可混用）。

（一）触发器分析及自我提醒

处理的本质是对新增任务进行逐一思考和安排的过程，由于启动系统2，因此耗能巨大、系统1的认知放松极易反扑，通常是安排在早晨，但是由于我的时间局限性比较大，因此安排在晚上22:00之后处理。处理时务必提醒自己：

• 永澄，处理的时候，不用执行；
• 永澄，如果有新想法，就先记下来，明天再处理；
• 永澄，如果现在很烦乱，就留在周度处理吧。

（二）处理流程及话术

处理流程为：

1. 打开两个收集箱；
2. 从第一个开始看起，调用处理流程：
   • 这是什么？全新的项目还是某个项目的补充？
     • 如果是属于某个项目的补充，那就写入项目中
     • 如果是全新的任务，进入下一步
   • 全新的任务是不是一定要做？能暂时推一下么，等到周度/月度处理？
     • 不要做，是灵感、是问题；
     • 拿不准，留在更高维度处理；
     • 要做，进入下一步
   • 谁做这个任务更合适，需要转发给他么？
     • 如果转发，调用任务下达流程（日事清 - 计划 - 团队任务推进情况）。
   • 如果要我来做，复杂么？
     • 复杂，能否安排在更高维度处理？能否先简单写个思路？
   • 不复杂的话，要安排在日程里么？还是写入目标体系？
     • 安排到日程，打开日事清 - 日程，进行日程安排；
     • 写入目标体系，打开PGM，找到对应的目标层级进行记录。
3. 持续第二个步骤，直至清空收集箱；
4. 清空后，要很开心、很有成就感地说一句：“永澄，你太牛逼了，这么难的事情你都能搞定！”

四、【灵感库】日事清的笔记使用

本步的操作很简单，构建灵感库只需要找到一个顺手的笔记软件即可，并将其命名为灵感库，然后形成以下的结构：

• 灵感库
  • 使用规范
  • 灵感1
  • 灵感2
  • ……
  • 灵感n

每次有全新的灵感产生，首先记录进入收集箱，然后调用【每日处理】流程，按照灵感库的“使用规范”，将其写入到灵感库即可。之后，根据“使用规范”的要求，定期处理、孵化即可。

为了和目标管理打通，我选择了日事清作为灵感库的载体，具体结构为：

日事清 - 笔记 - 灵感&问题库（这是个文集） - 灵感库（笔记本）

五、【问题库】日事清的笔记使用

本步的操作很简单，构建问题库只需要找到一个顺手的笔记软件即可，并将其命名为问题库，然后形成以下的结构：

• 问题库
  • 问题管理方法论
  • 使用规范
  • 问题1
  • 问题2
  • ……
  • 问题3

根据“问题管理方法论”、“问题库使用规范”文件，对问题进行收集、思考、处理即可。

为了和目标管理打通，我选择了日事清作为问题库的载体，具体结构为：

日事清 - 笔记 - 灵感&问题库（这是个文集） - 问题库（笔记本）

六、【日计划过程】每日计划的操作流程

（一）触发器分析

通常，我可能会在三个时间点进行每日计划制定：

• 晚上 22:00 -22:45，完成当日回顾之后进行第二天日计划制定；
• 早晨 06:45 - 07:00，进行当日计划制定；
• 早晨08:30 - 08:45，进行当日计划制定。

尽可能在上班前完成计划制定，尽可能不要启动第三个时间点，这样的好处有：①维持稳定的秩序感；②给团队成员做出榜样。

（二）软件配置

我选用日事清作为日计划的载体和推进工具，使用的是“日事清 - 日程 - 四象限视图”。我重新调整了四象限并根据之前规划的原则，形成了重复任务，具体说明如下。

四象限设置：

• 左上角：MIT3：干丫的（必须完成），这个象限不得超出3条任务，而这里的任务必须在当天完成。
• 右上角：高手多做6件（创业者标准），这个象限不得超出6条任务，作为一个创业者，要尽力完成。
• 左下角：兼顾长短期利益（重要&不紧急）
• 右下角：临时新增，临时新增的任务都要写入到本象限。

根据“时间安排策略”的要求，将每天固定要做的任务写入到左下角的“长短期利益”象限中。

这里就体现了系统构建者的优势，因为整个系统是自上而下构建的，究竟要安排哪个项目，都是基于明确假设进行规划的。

使用日事清软件，可以有很好的展示效果，就在于它可以：左上角切换象限和时间视图：可以看到一天的时间安排，这样就知道每天可以用来推进任务的时间排布情况了。

（三）日计划制定流程

每日计划制定流程为：

1. 打开PGM站 - 本周计划；
2. 更新周度计划进度；
3. 查看今天的时间占用情况，预估今日整体状态；
4. 确定今日日程（这里的日程指GTD中日程的定义，表示有具体开始时间的任务），即是否有在今日必须完成的任务；
   • 如果有，就写入到左上角象限；
   • 如果超出三条，就将最重要的写入到左上角象限，将其他的写到右上角象限；
   • 只要写入日程的任务，就要设置起始时间；
5. 如果没有今日必须推进的日程，则选择3条最重要且必须完成的任务写入左上角象限；
6. 根据周度推进进度，选择不超过0-6条业务写入右上角象限。

日计划制定采用弹性模式：

• 最低标准：必须填写左上角的3条内容；
• 最高标准：填写3+6条内容，并在左下角象限的新增3条任务。

请根据实际情况任选标准。

七、【日计划】日事清中日程的使用

本步内容接上步操作，表示通过“日计划制定环节”之后生成的日计划。

根据目前的操作，我的日计划保存在两个部分：

• 日事清 - 日程 - 四象限 - 上方两个象限中（左下角为规划好的内容，通常不会有太多变化）
• TR（时间开销记录站）的每日计划中，生成方法为：
  • 完成日计划之后，使用日事清直接生成今日日报
  • 复制“未完成任务列表”的所有内容
  • 粘贴至TR站的当天日志里即可。

关于TR站的内容，具体参考第八条内容。

八、【时间开销记录】TR站的使用

TR是Time Record的英文简写，表示：时间开销记录。

网站的主要形态为：日期贴，每一天一个内容记录的帖子，如下图所示：

时间开销记录的主要形式为：

开始时间 - 结束时间 执行的内容和要点记录

范例：

09:12 - 11:45 和孩子一起参加早教机构的活动，孩子表现的非常优异。
- 我们共进行了12个环节的游戏
- 孩子表现最好的是：后空翻、自由探险、社会交流三个环节
- 最棒的是她和其他小朋友彼此谦让玩具

关于时间开销记录的部分，我不再展开了，因为我已经写过很多文章，具体请看：

• 2013年12月26日 ：《时间开销1000天纪念》；
• 2017年10月17日：《用2400天的时间开销记录来说说生态思维》；
• 2018年02月06日：《时间开销记录实例：如何去除一切苦》。

九、【时间开销统计】ATimeLogger2的配置和使用

“时间开销统计”和第八点的“时间开销记录”的功能并不相同，我仅仅是通过它提供一个指标：我的现实和期待是否一致，以此判断我的假设是否出现问题。

所以，对于时间开销统计来说，我只需要知道时间的大致使用情况就可以了，以判断实际情况和我的时间策略之间的差异，然后分析问题出处、原因及解决方案。

我选择的软件是：ATimeLogger2，同时也推荐使用TimeTrace，功能完全一致，但是后者免费。

（一）基本配置

软件很简单，我的伙伴钟慰提供了一份参考资料：《时间开销记录工具基础@钟慰》，可以了解该工具的使用方法。

此外，为了便于记录，我做了3个设置：

• 每次点击新任务的时候，将上一个任务自动结束；
• 高级设置 - 提醒我，每10分钟未又操作，则提醒我；
• 在iphone的通知栏中，增加Widget，见下图：

（二）分类体系

我的配置调用了我的“强力底版”体系，适当调整后形成分类如下：

• 自我规划
• 白日梦&自我调适
• 事业
  • 事业规划
  • 团队沟通
  • 项目管理
  • 业务
• 成长
  • 卡片积累
  • 快消化
  • 系统学习
  • 书写
  • 深度思考
• 健康
  • 健身
  • 睡眠
  • 吃饭
• 家庭
  • 汪隽子
  • Doubling
  • 家庭事务
• 自我
  • 娱乐
  • 购物
  • 通勤
  • 生活基础
• 社交
• 黑洞

（三）心理建设

时间开销统计是一个反直觉的操作，绝大多数人会忘记：开始记录活动和按照计划推进任务。这没有什么丢人的，毕竟，在掌握一个全新能力之前，必然要经历笨拙期，如果有人的模式特别强的话，这个笨拙期的时间可能会更久一些。

但是笨拙期必然会带来能量损耗，所以，一定要做好心理建设，以免在受到挫败时，怀疑这个操作的意义。

我的方式是在屏幕的壁纸上写了这样一句话：“ME和ATL2好哈玩啊，再记一次！”以帮助自己更好地去面对认知放松的内部动力来带的放弃冲动。见下图：

十、【执行环节】SIRE模型的使用

在执行环节中，最担心遇到的情况有3个：

• 中断，包括外部中断和内部中断；
• 困难，当执行过程中遇到困难；
• 情绪，当情绪出现的时候，不知道要如何自我调适。

因此，采用陛下执行力SIRE模型的方式进行执行处理，来尽可能地推进任务。

陛下执行力SIRE模型的使用详见：目标达成术(初级版)，具体操作时，请在执行环节打开SIRE的八页小书即可。

十一、【成果体系】成果体系的构建和使用

每一份产出就要尽可能地输入到成果体系，目前，我的成果管理系统是按照三类&四层成果体系进行管理：

• 素材层：平时积累的卡片；
• 库层：概念库、问题库、灵感库等
• 文章层
• 作品层

而三类成果主要指的是：项目支撑成果、项目成果和知识成果。

上图是我的成果管理的基本操作流程，我会对知识主题以上的成果进行编码。

我的成果体系基本上采用以下两种方式进行管理：

• 幕布（编目 + 文件夹构成的知识层次管理）
• ME + iCloudDriver + Bitcron构建的知识专题
• 其他的成果存储在iCloudDrive中（见根目录编目文件）

十二、【反思环节】四层次反思

反思是发现自身假设问题的抓手行为，也是每个持续高效能成长者必备的最小、最完备的能力，因此反思必须常常训练。

TMS在构建的时候也会调用反思的能力，因此，掌握反思极为重要。强力推荐伙伴们参加我的反思训练营活动，学习分阶段的反思过程。主要有四个主要层次：

1. 反思发生的情绪，并从情绪中摆脱出来；
2. 反思问题是由什么原因造成的、原因可以通过结构化的方式去呈现展示；
3. 反思是什么固有模式在发挥作用，导致问题出现；
4. 反思自己的假设是什么，并有针对性的更新假设。

以上就是反思的四个层次，必须要持续去做，这样才能让项目得以优化和改进。

更多内容请耐心等待2018年6月推出的反思训练营活动。

十三、【假设体系】假设体系的构建和使用

目前，我的假设体系是构建在幕布里的，形成了一个单独的文件：易仁永澄的假设库。

每次更新假设之后，就需要在幕布里面进行记录，不断积累、优化自己对世界的判断方式和假设。

具体请查看截图：

假设库不可能一次性建设好的，需要反反复复地去实践、补充和优化。

十四、【项目规划】项目化的具体方法

项目化的重要价值可以查看：双核自驱引擎的相关文章。

项目化是”做自己的CEO“课程的主要内容，需要学习具体内容的伙伴可以联系Miss Up（微信：18769117536）申请排队报名。

项目化的主要步骤如下：

• 项目灵感期
• 项目策划期
• 项目推进期
• 项目反思期

具体内容请参考幕布文件：项目化流程说明

十五、【重点目标分解】日事清如何管理重要项目

通过项目化（第十四个模块）的子流程，会将重要的任务形成分解，得到项目立项的相关要素：

• 项目GC基本说明；
• 项目里程碑设置；
• 项目WBS；
• 项目任务列表。

（一）基本操作

我会采用日事清 - 计划的方式对重点项目管理。具体结构见下图：

对图中的关键内容进行说明：

• 在项目说明中的每个任务里，都需要链接到立项文档；
• 推进任务时，需要将任务拖至任务聚焦去进行推进，以了解任务的整体实施情况；
• 各类分解的模板，见：易仁永澄项目化方法论体系。

（二）重点说明

如果写入到日事清的项目，必须在项目登记表中进行统筹管理，以做到心中有数。登记表表头设计如下：

• 项目名
• 项目文件夹
• 负责人
• 团队成员
• 项目级别
• 项目阶段：灵感期、立项期、筹备期、实施起、总结期
• 项目起止时间
• 条目登记人
• 是否归档

十六、【年月周日时段目标】制定时段目标的方法

按照《时段目标管理操作指南》的规范，见下图：

我需要制定年季月周日目标，具体的方法最终将集中汇总于：目标管理知识库站点。

该方法体系目前还比较分散，接下来的工作目标就是整合这些方法论体系。暂时给出部分方法链接：

• 时段目标管理方法论：见幕布 - 时段目标管理系统
• 年目标制定方法：仅通过每年 11 月底举行的“跟永澄老师学做年目标”活动提供。
• 季目标制定方法：见幕布 - 时段目标管理系统
• 月目标制定方法：http://mb.runwith.cc/read/shi-duan-mu-biao/monthgoal
• 周计划制定方法：http://mp.weixin.qq.com/s/2LXU8K31UESJtcM1D550Zw、https://mp.weixin.qq.com/s/_Uu-JlxRLNIpceo7VV3HFw
• 日计划制定方法：见幕布 - 时段目标管理系统。

通过该方法将生成：PGM 网站（见第十七条）、日事清计划（见第十八个模块）

强烈推荐参加我的“季月周日”目标达成体系的活动，预计该活动于2018年第二个季度推出，请联系俊彦（微信号: lee-junyan）报名参加。

十七、【目标体系】PGM站的使用

（一）网站形态

PGM是“个人目标管理”Personal Goal Management的缩写，而“PGM站”是我用网站技术建立的一个个人目标管理网站，用来记录我的目标体系（目标制定和回顾），具体见下图：

整个网站结构为：

• 年度目标
• 季度目标
• 月度目标
• 周度计划
• 方法和工具说明
  • 年目标制定方法：请联系Miss Up报名“跟永澄老师学做年目标”课程；
  • 季月周日目标制定方法：请联系俊彦报名“季月周日目标制定”活动；
  • 体系搭建方法：请联系俊彦报名“目标管理工具体系构建活动”。

联系方式：Miss Up（微信/QQ/电话：18769117536）、俊彦（微信号: lee-junyan）。

（二）网站构架建议

网站采用构架技术为：

• iCloudDriver：本地同步；
• MarkEditor：编辑器、同步器；
• Bitcron：服务器、渲染器

技术原理框架图见：https://www.processon.com/view/link/5a5f4592e4b0abe85d5da3e6

你可以根据该技术原理构建自己的网站体系，或者只是用笔记软件（印象笔记、有道云笔记）、日事清的笔记功能建立体系，只不过，不是用网站展示，对于势能的积累是有损失的。

十八、【目标体系】日事清中“年度目标”的使用

模块十七的目的是为了记录规划背后的思路，那么，模块十八——使用日事清管理时段目标体系的目的就是通过更好的展示方式（看板）进行直观展示，有助于团队的协同、目标的达成。

具体配置如下：使用日事清的五层计划（计划-子计划-卡片-任务-子任务）体系，配置个人目标体系和年度目标体系。分别展示如下：

（一）五层计划体系

另外，点击“任务”，在弹出窗口中，可以增加子任务，图片不便于展示，这里就不再配图了。

（二）人生目标体系 & 年度目标体系

具体方法详见：http://www.runwith.cc/read/rsq

其中，季度目标范例展示如下：

月度目标范例展示如下：

周度目标范例展示如下：

以上所有内容均保存在一个“计划”中，以便把控任务的整体进度。

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ChangeLog

• 2018-02-27 完成所有模块更新 by 易仁永澄
• 2018-02-26 更新第10-15个模块 by 易仁永澄
• 2018-02-22 更新18点内容列表、更新前六条内容 by 易仁永澄